Osakkeenomistajien osallistumismahdollisuuksien laajentamiseksi osakkeenomistajille on varattu mahdollisuus käyttää äänioikeuttaan äänestämällä ennakkoon. Lisäksi osakkeenomistajat voivat seurata yhtiökokousta verkkolähetyksenä Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.sanoma.com/fi ja esittää kysymyksiä etukäteen sekä kokouksen aikana chat-toiminnon kautta. Nämä epävirallista etäosallistumista tukevat toiminnot järjestetään vain, jos se on teknisesti mahdollista.
Yhtiökokouksen virallinen kokouspaikka on Sanomatalon Mediatori. Osoite on Töölönlahdenkatu 2, Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen kokouspaikalla alkavat kello 13.00. Yhtiökokouksessa ei järjestetä tarjoilua. Sanoma suosittelee osakkeenomistajia saapumaan kokouspaikalle julkisilla liikennevälineillä. Kokouspaikalle ei ole järjestetty pysäköintimahdollisuutta osakkeenomistajille.
Sähköinen ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys
Kutsu Sanoma Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen
Tietosuojaseloste
Oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 5.4.2023 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity Yhtiön osakasluetteloon. Asiamiehen käyttämisestä on mainittu jäljempänä.
Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua kokoukseen viimeistään 13.4.2023 kello 16.00 mennessä. Ilmoittautumisen on oltava perillä Innovatics Oy:llä ennen yllä mainitun ilmoittautumisajan päättymistä.
Ilmoittautua voi seuraavilla tavoilla:
a) näillä verkkosivuilla (linkki yllä)
Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai valtuutetun asiamiehensä vahva tunnistautuminen omilla suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella.
b) postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Sanoma Oyj,
Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki
c) puhelimitse soittamalla numeroon 010 281 8909 maanantaista perjantaihin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00-16.00; tai
d) sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 5.4.2023. Osallistumisoikeus varsinaiseen yhtiökokoukseen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 14.4.2023 kello 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi varsinaiseen yhtiökokoukseen.
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä Yhtiön osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista ja ilmoittautumista varsinaiseen yhtiökokoukseen sekä ennakkoon äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti Yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia ennakkoon äänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta hallintarekisteröityjä osakkeita koskevan ilmoittautumisajan kuluessa.
Selvyyden vuoksi todetaan, että hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajat eivät voi suoraan ilmoittautua varsinaiseen yhtiökokoukseen Yhtiön verkkosivuilla, vaan ilmoittautuminen on tehtävä omaisuudenhoitajan välityksellä.
Ennakkoäänestäminen
Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuus- tai osakesäästötili, voivat äänestää ennakkoon varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla olevan asiakohtien 7–19 osalta 15.3.2023 kello 10.00 ja 13.4.2023 kello 16.00 välisenä aikana.
Ennakkoon äänestänyt osakkeenomistaja voi käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeuttaan, vaatia äänestystä varsinaisessa yhtiökokouksessa tai äänestää mahdollisesta vastaehdotuksesta vain, jos hän saapuu paikalle yhtiökokoukseen.
Ennakkoäänestäminen voi tapahtua seuraavilla tavoilla:
a) näillä verkkosivuilla (linkki yllä)
Sähköisessä ennakkoäänestämisessä vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen omilla suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella.
b) sähköpostitse tai postitse
Osakkeenomistaja voi toimittaa joko alla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi, tai postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Sanoma Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki.
Ennakkoäänten on oltava perillä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan mennessä. Äänten toimittaminen tällä tavoin ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi varsinaiseen yhtiökokoukseen, mikäli siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.
Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.
Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa.
Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja voi osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä osakkeenomistajan oikeuksiaan myös asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon. Sähköinen ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys osakkeenomistajan puolesta edellyttää asiamieheltä suojattua vahvaa tunnistautumista; asiamies voi rekisteröidä osakkeenomistajan ja äänestää ennakkoon tämän puolesta kirjautumalla sisään omilla suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu varsinaiseen yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on varsinaiseen yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Valtakirjamalli äänestysohjeineen
Mahdolliset valtakirjat pyydetään ensisijaisesti toimittamaan ilmoittautumisen yhteydessä Innovatics Oy:lle sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi, tai postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Sanoma Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.
Osakkeenomistajat voivat perinteisen valtakirjan käyttämisen sijasta käyttää myös sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua asiamiehensä valtuuttamista varten Innovatics Oy:n yhtiökokouspalvelussa. Yhteisö valtuuttaa tällöin nimeämänsä asiamiehen Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet (valtuutusasia ”Yhtiökokouksessa edustaminen”). Innovatics Oy:n yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, ja sen jälkeen ilmoittautua ja tarvittaessa äänestää ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja sähköisestä valtuuttamisesta on saatavilla osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet.
Lisätietoja on saatavilla puhelimitse numerosta 010 281 8909 maanantaista perjantaihin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00-16.00.
Yhtiökokouksen seuraaminen verkkolähetyksen kautta
Yksityiskohtaiset ohjeet verkkolähetyksen seuraamista varten ovat saatavilla näillä Yhtiön verkkosivuilla ennen yhtiökokousta. Verkkolähetyksen seuraaminen vaatii rekisteröitymisen.
Osakkeenomistajia pyydetään huomioimaan, että kokouksen seuraaminen verkkolähetyksen kautta ei tarkoita osakeyhtiölaissa tarkoitettua osallistumista yhtiökokoukseen, eikä mahdollista osakkeenomistajan oikeuksien käyttämistä yhtiökokouksessa. Verkkolähetystä seuraavat osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan äänestämällä asialistalla olevasta asiasta ennakkoon yllä esitettyjen ohjeiden mukaisesti.
Yhtiökokouksen verkkolähetyksessä on käytössä chat-toiminnallisuus, jonka kautta kokouksen aikana voi esittää kysymyksiä. Kyseinen chat-toiminto ja sen kautta mahdollisesti esitetyt kysymykset eivät kuitenkaan ole virallinen osa yhtiökokousta. Vastaavasti kysymykset, joita esitetään chat-toiminnon kautta, eivät ole osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukaisesti esitettyjä kysymyksiä. Epävirallisia kysymyksiä voi esittää myös ennakkoon sähköpostitse osoitteeseen agm@sanoma.com, postitse osoitteeseen Sanoma Oyj, Yhtiökokous, PL 60, 00089 Sanoma tai sähköisen ennakkoäänestyksen yhteydessä 13.4.2023 mennessä, jolloin niihin vastataan lähtökohtaisesti yhtiökokouksessa.
OSAKKEENOMISTAJIEN NIMITYSTOIMIKUNNAN EHDOTUKSET SANOMA OYJ:N VARSINAISELLE YHTIÖKOKOUKSELLE 2023
